Machine importeren? Regel CE vóór de bouw, niet erna

Dezelfde machine, een derde van de prijs. Wie verder kijkt dan de vaste leverancier om de hoek, vindt wereldwijd bouwers die hetzelfde ijzer leveren voor fors minder geld. Maar er zit een addertje onder het gras: wie een machine de EU binnenhaalt, haalt ook de verantwoordelijkheid binnen. Dit is hoe je importeert zónder dat het koopje een kostenpost wordt.

Waarom hetzelfde ijzer elders minder kost

Een machine van een gevestigd West-Europees merk betaal je niet alleen voor het staal en de besturing. Je betaalt mee aan het merk, het dealernetwerk en de marges in de keten. Machinebouwers in bijvoorbeeld Polen, China of de Verenigde Staten bouwen technisch vergelijkbare machines (vaak met dezelfde PLC's, servo's en componenten van dezelfde toeleveranciers) tegen een aanzienlijk lagere prijs.

Het prijsverschil is dus echt. De vraag is niet óf je goedkoper kunt inkopen, maar of je krijgt wat je nodig hebt: een machine die past in jouw proces, voldoet aan de Europese regels en waar je over vijf jaar nog onderdelen en support voor hebt.

De wet: wie importeert, draagt de verantwoordelijkheid

In de EU geldt: degene die een machine op de markt brengt of in bedrijf stelt, is verantwoordelijk voor de conformiteit. Een fabrikant buiten de EU valt niet onder de Europese handhaving. Heeft die fabrikant geen gemachtigde vertegenwoordiger in de EU aangewezen, dan schuiven de verplichtingen door naar degene die de machine invoert, dus mogelijk naar jou.

De nieuwe Machineverordening 2023/1230 maakt dat vanaf 2027 nog explicieter: importeurs en distributeurs krijgen eigen wettelijke controleplichten. Niet geleverd krijgen wat conform is, is dan geen excuus meer: controleren hóórt bij de rol.

Een machine importeren is niet spannend. Importeren zonder plan wel.

Een CE-sticker is geen CE-markering

Veel geïmporteerde machines komen binnen met een keurige CE-sticker op de schakelkast. Die sticker zegt op zichzelf niets. CE-markering is pas rechtsgeldig als daar een volledige conformiteitsbeoordeling achter zit:

• Een risicobeoordeling volgens EN ISO 12100
• Een technisch dossier dat de veiligheid aantoonbaar maakt
• Een EU-conformiteitsverklaring die klopt met de machine die er staat
• Een gebruiksaanwijzing in de taal van het land van gebruik, voor Nederland dus Nederlands

Ontbreekt een van die onderdelen, dan mag de machine in de EU niet in gebruik worden genomen. En dat merk je meestal pas op het moment dat een inspecteur, verzekeraar of ondernemingsraad ernaar vraagt. Of erger: na een incident.

De goedkope route wordt duur na levering

Het klassieke scenario: de machine arriveert, de prijs was scherp, en dan begint het. Afschermingen die niet voldoen, een veiligheidscircuit dat niet de juiste categorie heeft, een noodstop die niet doet wat de norm eist, documentatie die ontbreekt of nergens op slaat. Veiligheid achteraf inbouwen betekent slopen, herontwerpen en stilstand. Precies de kosten die je dacht te besparen. Veiligheid begint in het ontwerp, niet bij de oplevering.

Zo doe je het wél

Het verschil tussen een geslaagde import en een hoofdpijndossier zit in wat je regelt vóórdat er gebouwd wordt:

• Vergelijk meerdere bouwers wereldwijd. Niet één offerte uit één land, maar dezelfde specificatie bij meerdere partijen neerleggen. Dan zie je pas wat de markt echt vraagt.
• Leg de CE-eisen vast in de inkooporder. Benoem de geldende richtlijnen en de relevante geharmoniseerde normen expliciet als leveringsvoorwaarde, inclusief technisch dossier en conformiteitsverklaring.
• Stuur tijdens het ontwerp en de bouw. Beoordeel het veiligheidsconcept vóórdat het gebouwd wordt: afschermingen, veiligheidscircuits, noodstopfuncties. Aanpassen op de tekentafel is goedkoop, aanpassen in staal niet.
• Inspecteer vóór verscheping. Een Factory Acceptance Test bij de bouwer voorkomt dat problemen pas in Nederland zichtbaar worden, met de machine al op jouw vloer en de bouwer op afstand.
• Eis besturing en documentatie in de juiste taal. Nederlandstalige bediening en handleiding zijn geen luxe: het is een wettelijke eis én het scheelt fouten op de vloer.
• Regel onderdelen en service vooraf. Spreek af welke slijtdelen meekomen, welke componenten lokaal verkrijgbaar zijn en wie storingen oplost als de bouwer ver weg zit.

Wat het oplevert

Een recent voorbeeld uit onze eigen praktijk: een klant had een nieuwe machine nodig en de gangbare leverancier vroeg drie ton. Door dezelfde specificatie bij meerdere bouwers wereldwijd neer te leggen, vonden we een vergelijkbare machine voor één ton. De geldende machinerichtlijnen zaten al tijdens de bouw in het ontwerp, de besturing kwam Nederlandstalig aan en de CE-markering was bij levering aantoonbaar op orde. Geen naheffing in veiligheidswerk, geen verrassingen bij de keuring.

Tweehonderdduizend euro verschil op één machine. Niet door te beknibbelen op kwaliteit, maar door de markt zijn werk te laten doen en de eisen op tijd vast te leggen.

Veelgestelde vragen

Mag ik een geïmporteerde machine met CE-sticker direct gebruiken?

Vaak niet. Een CE-sticker is alleen rechtsgeldig met een volledige conformiteitsbeoordeling erachter: risicobeoordeling, technisch dossier, EU-conformiteitsverklaring en een Nederlandstalige gebruiksaanwijzing. Ontbreekt dat, dan mag de machine niet in gebruik worden genomen.

Wie is verantwoordelijk voor de CE-markering bij import?

Degene die de machine in de EU op de markt brengt of in bedrijf stelt. Zonder gemachtigde vertegenwoordiger van de fabrikant in de EU schuiven de verplichtingen door naar de importeur, dus mogelijk naar jou als koper.

Hoeveel goedkoper is importeren echt?

Sterk afhankelijk van het machinetype, maar het kan fors zijn: in een recent traject een ton in plaats van drie ton voor dezelfde machine, mét CE tijdens de bouw geregeld. Voorwaarde is dat de eisen vóór de bouw vastliggen.

In welke taal moet de gebruiksaanwijzing zijn?

In de officiële taal van het land van gebruik. Voor Nederland dus Nederlands: een Engelstalige handleiding volstaat niet.